Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Tam Thắng

Tiếp và làm việc với đoàn có đồng chí Bùi Thị Thu Thủy, Phó Chủ tịch UBND phường; cùng lãnh đạo Phòng Văn hóa - Xã hội, Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị phường, Văn phòng HĐND và UBND phường, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường.

Kể từ khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đến nay, UBND phường Tam Thắng luôn chú trọng công tác chỉ đạo, quán triệt và triển khai nghiêm túc các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, bảo đảm công tác này duy trì liên tục, thống nhất và đúng quy định.

UBND phường rà soát, từng bước chuẩn hóa quy trình soạn thảo, kiểm tra, ký ban hành, tiếp nhận, xử lý, quản lý văn bản; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Phường còn đầu tư về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được vận hành phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành.

Đến nay, 100% công chức sử dụng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ và xử lý văn bản trên môi trường điện tử (trừ văn bản, tài liệu chứa bí mật nhà nước), góp phần rút ngắn thời gian luân chuyển, nâng cao hiệu quả xử lý công việc, tiết kiệm chi phí và diện tích lưu trữ.

Từ ngày 1/1/2026 đến ngày 4/9/2026, UBND phường Tam Thắng đã tiếp nhận 19.885 văn bản đến; phát hành 8.099 văn bản đi. Công tác quản lý văn bản đi, đến cơ bản thực hiện đúng quy định.

Bên cạnh đó, UBND phường Tam Thắng còn bố trí kho lưu trữ để bảo quản, tập kết hồ sơ, gồm 4 phòng, với diện tích gần 97m². Kho được trang bị bình xịt phòng cháy chữa cháy, khó bảo vệ, giá kệ bảo quản tài liệu.

Trong chương trình, các thành viên trong đoàn đã kiểm tra thực tế về quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến, phát hành văn bản đi; công tác số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ; khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ…

Qua đó, Đoàn kiểm tra đánh giá cao những kết quả đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ của UBND phường Tam Thắng; đồng thời chỉ ra một số hạn chế cần khắc phục trong thời gian tới.

Phát biểu tại buổi kiểm tra, đồng chí Nguyễn Hoàng Hưng, Trưởng Phòng Quản lý văn thư lưu trữ (Sở Nội vụ) đề nghị UBND phường Tam Thắng quan tâm đến công tác bồi dưỡng, tập huấn cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ; xây dựng danh mục hồ sơ, lưu trữ hàng năm; kho lưu trữ cần bảo đảm an toàn.

Bên cạnh đó, UBND phường Tam Thắng cần thực hiện Đề án chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu. Đồng thời xây dựng kế hoạch khắc phục một số khuyết điểm mà Đoàn kiểm tra đã nêu ra, sau đó báo cáo về Sở Nội vụ TP.Hồ Chí Minh.

Thay mặt UBND phường Tam Thắng, đồng chí Bùi Thị Thu Thủy, Phó Chủ tịch UBND phường trân trọng cảm ơn những ý kiến đóng góp, hướng dẫn nghiệp vụ của Đoàn kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ cho phường. Qua buổi kiểm tra, phường nhận diện rõ hơn những hạn chế trong quá trình thực hiện để từ đó xây dựng kế hoạch khắc phục kịp thời.

Đồng chí Bùi Thị Thu Thủy mong muốn, các thành viên trong Đoàn kiểm tra nói riêng và Sở Nội vụ TP.Hồ Chí Minh nói chung tiếp tục quan tâm, hỗ trợ, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, giúp đội ngũ công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của phường nâng cao năng lực chuyên môn, thực hiện công việc đúng quy định. Qua đó, giúp phường Tam Thắng làm tốt công tác này trong thời gian tới.